Louer un photocopieur : ce que couvre vraiment le contrat
Une location de photocopieur réunit en général deux engagements : un loyer pour la machine, dû pendant une durée ferme, et une maintenance facturée au coût par page ou au forfait. Avant de signer, il faut savoir qui encaissera ce loyer, car le contrat peut être cédé à une société de financement. Viennent ensuite les conditions de sortie et le sort des données que garde la machine. Signé trop vite, ce contrat engage l'entreprise pour des années.
Location de copieur Ricoh en direct
Un contrat signé avec KERIONIS seul, sans société de financement.
Maintenance sur site en Ille-et-Vilaine, consommables et compteurs suivis.
Acheter, louer ou financer un copieur
Location financière, crédit-bail ou achat
Trois voies existent pour équiper un bureau d'un copieur multifonction ou d'une imprimante professionnelle : l'achat, la location et la location avec option d'achat. Acheté, le copieur devient un bien de l'entreprise, qu'elle amortit, et sa maintenance est facturée à part. Le crédit-bail mobilier, défini par l'article L313-7 du code monétaire et financier, ouvre au locataire la possibilité d'acquérir le matériel à un prix convenu qui tient compte, au moins en partie, des loyers versés. La location financière, elle, ne prévoit pas d'option d'achat. Un artisan qui espère garder sa machine au terme doit donc vérifier que son contrat prévoit bien cette option.
Le montage à trois acteurs
La location financière fait intervenir trois acteurs. Le fournisseur propose le copieur et sa maintenance, puis cède le contrat à une société de financement, qui achète la machine et la loue à l'entreprise. Une réponse ministérielle de 2019 décrit ce montage et cite les photocopieurs et les imprimantes parmi les matériels concernés. Pour la machine, le locataire n'est alors plus lié au fournisseur mais au financeur, devenu propriétaire. Celui-ci encaisse les loyers jusqu'au terme, et le paiement ne peut en principe pas être interrompu. Un cabinet découvre parfois le montage en voyant arriver les prélèvements d'une société qu'il n'a jamais rencontrée.
Ce que comprend un contrat de location
Le loyer et la maintenance à la page
À côté du loyer, la maintenance se paie au forfait ou au coût par page. On compte séparément les copies noir et blanc et les copies couleur, puis on applique à chacune son prix. Ce coût couvre en général les consommables, les pièces d'usure et les interventions, mais cela se vérifie ligne par ligne. Certains contrats imposent aussi un minimum de copies : une agence qui dématérialise ses dossiers continue de payer des pages qu'elle n'imprime plus. Une location de copieur Ricoh à Rennes se compare, comme toute offre, sur ces points, pas sur le seul prix à la page.
Durée ferme et tacite reconduction
La location se signe pour une durée ferme, et l'article 1212 du code civil pose la règle : un contrat à durée déterminée s'exécute jusqu'à son terme. Une sortie anticipée dépend donc des clauses du contrat ou d'un accord avec le bailleur ; si le contrat prévoit une pénalité manifestement excessive, le juge peut la réduire (article 1231-5). Si l'on continue à utiliser la machine et à payer après le terme, le contrat se renouvelle par tacite reconduction et devient, sauf clause contraire, un contrat identique mais à durée indéterminée (articles 1214 et 1215), résiliable avec un préavis. Les règles du code de la consommation qui obligent à prévenir de l'échéance protègent les consommateurs et les non-professionnels, mais en principe pas l'entreprise qui loue pour son activité. À elle de noter l'échéance et le préavis, réflexe qui vaut aussi pour les clauses d'un contrat d'infogérance.
Les pièges à éviter avant de signer
Le démarchage des petites structures
Une réponse ministérielle de 2022 décrit des locations longues signées en une seule visite, avec un loyer exigé jusqu'au terme. Les plus petites structures ont toutefois un recours : l'article L221-3 du code de la consommation leur étend certaines protections des consommateurs, pour un contrat signé hors établissement, si elles emploient cinq salariés au plus et si le matériel n'entre pas dans le champ de leur activité principale. Elles disposent alors de quatorze jours pour se rétracter (article L221-18), et le professionnel ne peut recevoir aucun paiement avant sept jours, sauf exceptions prévues par l'article L221-10. Selon la DGCCRF, la vente à distance et les contrats signés sur une foire ou un salon ne sont pas couverts.
Ce qu'en dit la jurisprudence
Le 31 août 2022, la Cour de cassation a jugé, pour un cabinet d'expertise comptable qui louait un copieur, que l'utilité du matériel et la compétence du professionnel ne suffisent pas à faire entrer ce contrat dans son activité principale. Le 6 janvier 2026, sa chambre criminelle a confirmé l'amende de 1 200 000 euros infligée à une société de location, notamment pour des paiements obtenus avant la fin du délai de sept jours. Le même arrêt précise qu'une location sans option d'achat n'est pas un service financier, catégorie que le code exclut de cette protection. Autre piège, la disparition du fournisseur qui assurait la maintenance : depuis deux arrêts du 17 mai 2013, la Cour juge que les contrats d'une opération incluant une location financière sont interdépendants, et la clause qui prétend le contraire, réputée non écrite, ne protège pas le bailleur. En cas de litige, faites examiner le contrat par un avocat ou un juriste.
Un copieur fait partie du système d'information
Des données gardées sur le disque
Un multifonction relié au réseau garde en mémoire bien plus que des copies. Ricoh énumère ce que ses appareils peuvent conserver : documents stockés, carnet d'adresses, adresses IP et de serveur de messagerie, certificats. Dans un cabinet médical, il peut s'agir de courriers, de comptes rendus et de la liste des correspondants. La CNIL, dans son guide de sécurité, recommande de supprimer les données de façon sécurisée avant la restitution d'un matériel en fin de location, et Ricoh précise que cet effacement revient au client, même quand l'appareil est loué. Le copieur a donc sa place dans l'inventaire : un audit de parc informatique le recense comme les postes et les serveurs, avec son contrat et son échéance.
Moins imprimer, mieux imprimer
Au coût par page, chaque impression se retrouve sur la facture. Le guide interministériel du numérique responsable recommande de régler les copieurs en recto-verso par défaut et d'activer l'impression déclenchée après identification : le document ne sort que lorsque son auteur s'identifie devant la machine, avec son badge ou son code. Les pages jamais récupérées ne sont plus imprimées, et un courrier confidentiel ne traîne plus sous les yeux de tous. L'ADEME ajoute qu'en réduisant les marges de 2,5 à 1,5 cm, on économise une page sur six.
Location de copieur : notre façon de faire
Une location en direct, sans financeur
Chez KERIONIS, partenaire officiel Ricoh, nous louons nos copieurs en direct, sans société de financement : le contrat reste entre vous et nous. La durée se choisit entre deux et cinq ans. La maintenance préventive et corrective se fait sur site en Ille-et-Vilaine et se facture au coût par page ou au forfait. Nous gérons les consommables (toners, rouleaux) et suivons les compteurs. Le copieur est relié à votre réseau et intégré à la sécurité de votre système d'information ; avant sa restitution, nous proposons l'effacement de son disque. L'achat reste possible si vous préférez être propriétaire.
Choisir l'appareil et ses consommables
Pour savoir quel appareil convient, nous proposons d'abord un audit gratuit de votre parc d'impression. Notre boutique en ligne vend aussi des appareils d'impression et de numérisation, ainsi que leurs consommables. Ils s'ajoutent à notre offre de matériel informatique professionnel, choisi, installé et suivi avec le reste de votre parc.
Louer un copieur Ricoh avec sa maintenance
Location de deux à cinq ans, maintenance au coût par page ou au forfait.
Effacement du disque proposé avant la restitution.
Questions fréquentes : Location de photocopieur
Vaut-il mieux acheter ou louer un photocopieur ?
Acheté, le copieur devient un bien de l'entreprise, qu'elle amortit, et sa maintenance est facturée à part. Loué, il se paie par un loyer, sans investissement de départ, et la maintenance s'y ajoute au forfait ou au coût par page. Pour être sûr de garder la machine au terme, il faut une formule avec option d'achat, comme le crédit-bail.
Peut-on résilier une location de photocopieur avant la fin ?
Selon le code civil, un contrat à durée déterminée s'exécute en principe jusqu'à son terme : une sortie anticipée dépend des clauses du contrat ou d'un accord avec le bailleur, et peut donner lieu à une indemnité. Après une tacite reconduction, le contrat devient, sauf clause contraire, à durée indéterminée et se résilie avec un préavis. En cas de litige, faites examiner le contrat par un juriste.
Un professionnel démarché peut-il se rétracter ?
Oui, pour une location sans option d'achat, s'il emploie cinq salariés au plus, si le contrat est signé hors établissement et si le matériel sort de son activité principale : il a quatorze jours, selon les articles L221-3 et L221-18 du code de la consommation. Les foires, les salons et la vente à distance ne sont pas couverts.
Faut-il effacer le disque du copieur avant de le rendre ?
Oui. Le disque d'un multifonction peut garder des documents, le carnet d'adresses et des réglages réseau, et la CNIL recommande de supprimer les données de façon sécurisée avant la restitution d'un matériel loué. Pour ses appareils, Ricoh précise que cet effacement revient au client.