Gemini au travail : ce que fait l'assistant de Google
Gemini en entreprise désigne surtout l'assistant d'IA de Google intégré à Google Workspace : il rédige et résume dans Gmail, Docs ou Drive, et prend des notes dans Meet, avec les droits de l'utilisateur. Il est inclus dans les éditions Business et Enterprise de Workspace, sans module à acheter, mais limité à Gmail et Vids dans Business Starter. Avec un compte Workspace éligible, Google indique ne pas utiliser les données pour entraîner ses modèles hors du domaine du client sans autorisation ; avec un compte personnel, ce sont les règles du grand public qui s'appliquent. Gemini Enterprise, enfin, est un autre produit : une plateforme d'agents de Google Cloud.
Former l'équipe aux assistants d'IA
Quelle donnée envoyer, depuis quel compte, avec quels réglages.
Une formation en demi-journée ou en journée.
Gemini, c'est quoi et d'où vient-il ?
Une famille de modèles et un assistant
Gemini est d'abord une famille de modèles d'IA conçue par Google DeepMind pour traiter à la fois du texte, du code, du son, des images et de la vidéo. L'ancien Bard, l'assistant conversationnel de Google, a pris le même nom, tout comme Duet AI, l'IA de Workspace. Les noms bougent encore : l'outil d'analyse de documents NotebookLM s'appelle désormais Gemini Notebook. Le même mot désigne donc des modèles, une application et des fonctions intégrées aux applications bureautiques. Pour une entreprise, la question utile est moins « quel Gemini ? » que « avec quel compte ? ».
Compte personnel ou compte Workspace
L'application Gemini s'ouvre avec un compte Google personnel comme avec un compte Google Workspace, mais les règles diffèrent. Avec un compte Workspace d'une édition éligible, elle devient un service de Workspace, couvert par les engagements professionnels de Google et piloté par l'administrateur, qui peut la couper. Avec un compte Gmail personnel, elle suit les conditions grand public : une partie des discussions peut être relue par des réviseurs humains, et les conversations servent à l'entraînement tant que le réglage « Conserver l'activité » est activé. Google conseille lui-même de ne pas y saisir d'informations confidentielles. Un salarié qui colle un document de l'entreprise dans son Gemini personnel sort donc du cadre professionnel : le choix du compte fait partie des réflexes enseignés dans une formation à l'IA en entreprise.
Gemini dans Gmail, Docs, Drive et Meet
Ce qu'il fait dans chaque application
D'après Google, Gemini aide à rédiger et à résumer dans Gmail, à écrire et retravailler un document dans Docs, à bâtir des tableaux et des formules dans Sheets et à créer des diapositives dans Slides. Dans Drive, il synthétise plusieurs documents ou analyse un PDF ; dans Chat, il résume une conversation et traduit des messages. Le français est pris en charge dans le panneau latéral de ces applications ; la relecture dans Gmail, elle, n'existe qu'en anglais et en espagnol. Google prévient que les réponses peuvent être inexactes : elles se relisent avant envoi.
Les notes de réunion dans Meet
Dans Meet, la fonction « Prendre des notes pour moi » produit après la réunion un document de notes rangé dans le Drive de l'organisateur. Tous les participants sont prévenus par une icône pendant la prise de notes, et l'organisateur choisit qui reçoit le compte rendu : tous les invités, externes compris, les seuls invités internes ou les seuls organisateurs. L'administrateur peut désactiver la fonction ou exiger le consentement explicite des participants, réglage désactivé par défaut. La prise de notes fonctionne en français, avec une seule langue par réunion. Avant un entretien annuel ou une réunion avec un client, mieux vaut décider si les notes sont prises et si les invités externes les reçoivent.
Ce qu'incluent les offres de Google
Inclus dans les éditions Workspace
Depuis janvier 2025, Gemini est inclus dans les éditions Business et Enterprise de Google Workspace, sans module à acheter : les anciens modules Gemini Business et Gemini Enterprise ne sont plus vendus. D'après la page des offres, Business Starter ne l'intègre qu'à Gmail et Vids, avec un accès de base à l'application Gemini ; à partir de Business Standard, il est présent dans Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet et Chat. Ces usages restent soumis à des limites, que des modules payants permettent de relever pour la création d'images ou de vidéos et le raisonnement approfondi. Les éditions Enterprise ajoutent surtout des protections : prévention des fuites de données, contrôles d'accès avancés, gouvernance des agents.
Gemini Enterprise, un autre produit
Le nom prête à confusion : le Gemini Enterprise actuel n'a rien à voir avec l'ancien module de Workspace. Lancé par Google Cloud à l'automne 2025, c'est une plateforme d'agents, vendue à part, qui réunit les modèles Gemini, des agents prêts à l'emploi, un atelier pour en créer sans code et des connexions aux données de l'entreprise. Elle se branche sur Google Workspace, mais aussi sur Microsoft 365, SharePoint ou d'autres logiciels métier. Son édition Business vise les PME ; Google ne la présente pas comme incluse dans un abonnement Workspace. Pour une PME qui veut simplement de l'aide dans ses courriels et ses documents, c'est Gemini inclus dans Workspace qui compte.
Vos données avec Gemini
Ce que Google s'engage à faire
Avec un compte Workspace éligible, les demandes envoyées à Gemini sont, selon Google, des données du client au sens de l'avenant de traitement des données de Google Cloud : Google ne les traite que sur instruction du client. Google indique ne pas utiliser ces données pour entraîner des modèles hors du domaine du client sans autorisation, et ne pas faire relire les conversations par des humains ; seuls les commentaires envoyés volontairement peuvent être lus. Gemini ne récupère que les contenus auxquels l'utilisateur a déjà accès : un dossier Drive partagé avec toute l'entreprise peut donc ressortir quand n'importe quel salarié interroge Gemini. L'ANSSI conseille de vérifier, dès l'activation d'un outil d'IA connecté aux documents, que ses droits par défaut ne sont pas trop ouverts. Couper Gemini dans une seule application, réglage documenté pour les éditions Enterprise, ne protège pas ses fichiers : Google précise qu'un fichier Drive reste interrogeable depuis Gmail.
Lieu de traitement et conservation
Les éditions Business Standard et Plus permettent de choisir l'Europe comme région de stockage des données Workspace. Le traitement par Gemini dans une région choisie n'est documenté que pour Enterprise Plus ou avec le module Assured Controls : en Business Standard, Google ne garantit donc pas qu'il ait lieu en Europe. Les données de Gemini Notebook, elles, ne suivent pas les règles de région. Côté conservation, l'historique de l'application Gemini est gardé dix-huit mois par défaut, et l'administrateur fixe la durée pour Gemini dans les applications. Ces engagements sont ceux que Google déclare : l'entreprise reste responsable de ce qu'elle confie à l'outil.
Choisir son assistant et se former
Workspace ou Microsoft 365
Gemini dans Workspace travaille sur les courriels, documents et réunions rangés chez Google, avec les droits déjà en place. Son équivalent, Microsoft 365 Copilot, fait de même dans Outlook, Word et Teams : notre guide sur Copilot en entreprise le présente. L'assistant le plus naturel est donc celui de la suite que l'entreprise utilise déjà, parce qu'il lit les données là où elles se trouvent. Des assistants indépendants de ces suites existent aussi, comme celui d'OpenAI, présenté dans notre guide sur ChatGPT en entreprise. Ce choix ne dit rien de la qualité des réponses : il tient à l'environnement de travail.
Fixer des règles, puis se former
Quel que soit l'assistant, la CNIL conseille de partir d'un besoin précis, de dire ce qu'on peut lui confier ou non, puis de former ceux qui s'en servent. Une charte d'utilisation de l'IA met ces règles par écrit. Chez KERIONIS, notre formation à l'IA réunit six personnes au plus, sur une demi-journée ou une journée, et porte sur Claude, ChatGPT et Mistral, pas sur Gemini. Ses réflexes valent pourtant pour tous les assistants : quelle donnée on envoie, depuis quel compte, avec quels réglages, et comment vérifier une réponse.
Les bons réflexes avec l'IA
Une formation sur Claude, ChatGPT et Mistral, dont les réflexes valent pour tous les assistants.
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Questions fréquentes : Gemini en entreprise
Gemini, c'est quoi ?
Gemini est à la fois une famille de modèles d'IA de Google et l'assistant qui porte leur nom, anciennement Bard. En entreprise, il est intégré à Google Workspace : il rédige et résume dans Gmail, Docs et Drive, et prend des notes de réunion dans Meet.
Gemini est-il inclus dans Google Workspace ?
Oui, Gemini est inclus dans les éditions Business et Enterprise de Google Workspace, sans module à acheter. Business Starter ne l'intègre qu'à Gmail et Vids ; à partir de Business Standard, il est présent dans Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet et Chat, avec des limites d'usage.
Google utilise-t-il nos données pour entraîner Gemini ?
Avec un compte Workspace éligible, Google indique ne pas utiliser les données pour entraîner des modèles hors du domaine du client sans autorisation, ni faire relire les conversations par des humains. Avec un compte personnel, les discussions servent à l'entraînement tant que le réglage « Conserver l'activité » est activé, et certaines peuvent être relues.
Quelle différence entre Gemini et Copilot ?
Gemini est l'assistant de Google, intégré à Google Workspace ; Microsoft 365 Copilot est celui de Microsoft, intégré à Outlook, Word et Teams. Chacun travaille sur les données de sa suite avec les droits de l'utilisateur : le choix dépend surtout de la suite déjà utilisée.