Copilot en entreprise : ce qu'il fait et comment le préparer
Microsoft 365 Copilot, que Microsoft renomme Microsoft Copilot, est l'assistant d'intelligence artificielle intégré à Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams. Sa version de base, Copilot Chat, est incluse sans surcoût avec la plupart des comptes professionnels Microsoft 365 ; la licence complémentaire lui permet de chercher seul dans les courriels, les fichiers et les réunions de l'entreprise. Il ne voit que ce que l'utilisateur a le droit d'ouvrir, mais il rend faciles à retrouver les documents partagés trop largement. On remet donc les droits en ordre avant de l'activer.
Préparer Microsoft 365 avant Copilot
Licences, droits d'accès et règles de partage administrés au quotidien.
Déploiement des licences Copilot, utilisateur par utilisateur.
Les Copilot de Microsoft, à ne pas confondre
Copilot Chat, inclus avec Microsoft 365
Avec un compte professionnel, chaque utilisateur d'une formule Microsoft 365 Business, de Basic à Premium, dispose de Copilot Chat sans surcoût. Accessible depuis l'application Copilot, le navigateur Edge, Outlook ou Teams, cette conversation avec l'IA s'appuie surtout sur le web. Pour qu'elle travaille sur un document de l'entreprise, l'utilisateur le lui fournit avec sa demande. Dans Outlook, pourtant, Copilot Chat peut accéder aux courriels, à l'agenda et à une partie des fichiers de l'utilisateur. Un bouclier vert indique que la protection des données de l'entreprise s'applique, autrement dit que l'utilisateur est bien connecté avec son compte professionnel.
La licence Copilot et ses homonymes
La licence complémentaire, Microsoft 365 Copilot, s'ajoute aux licences Microsoft 365 existantes, utilisateur par utilisateur. Elle ouvre à Copilot ce que Microsoft appelle les données de travail : courriels, fichiers, réunions, agendas et conversations, qu'il interroge seul, dans la limite des droits de l'utilisateur. Pour les organisations de 300 utilisateurs au plus, Microsoft propose Copilot Business, qui offre les mêmes fonctions, en complément de Business Basic, Standard ou Premium. D'autres produits portent aussi le nom Copilot, sans lien avec cette licence : le Copilot grand public d'un compte personnel, GitHub Copilot pour le code, Security Copilot pour les équipes de sécurité. Pendant le passage au nom Microsoft Copilot, certaines licences gardent l'ancien, Microsoft 365 Copilot.
Ce que Copilot fait dans Word, Outlook et Teams
Rédiger, résumer, analyser
Selon Microsoft, dans Word, Copilot rédige, réécrit ou résume un document ; dans Excel, il analyse des données et propose des formules et des graphiques ; dans PowerPoint, il bâtit une présentation à partir d'une consigne ou d'un document existant. Dans Outlook, il rédige un courriel, résume un long fil de messages et donne des conseils sur le ton. Avec la licence, il va chercher lui-même dans les données de l'entreprise : on peut lui demander un point sur un dossier client à partir des derniers échanges et du dernier devis. Microsoft prévient toutefois que ses réponses ne sont pas garanties exactes : ce sont des brouillons à relire avant de s'en servir.
Copilot dans les réunions Teams
En réunion Teams, chaque participant équipé de la licence peut interroger Copilot (qui a dit quoi, sur quoi l'équipe s'est accordée, quelles tâches ont été distribuées), et lui seul voit les réponses. Copilot fonctionne pendant la réunion, et après si la transcription a été lancée ; un réglage permet aussi de ne rien conserver une fois la réunion terminée. L'organisateur peut le désactiver pour une réunion donnée, ce qui coupe en même temps l'enregistrement et la transcription. Pour un comité de direction ou un entretien individuel, ce choix mérite d'être fait à l'avance. Les comptes rendus qu'il produit sont, eux aussi, des brouillons à relire.
Données et confidentialité : ce que voit Copilot
Il voit ce que l'utilisateur peut ouvrir
Copilot ne fait remonter que les contenus que l'utilisateur a au moins le droit de consulter. Il ne contourne aucun droit, mais il rend très faciles à retrouver les documents déjà accessibles. Or, selon Microsoft, SharePoint règle par défaut le partage sur l'option la plus permissive. Un tableau des salaires oublié depuis trois ans dans un site ouvert à toute l'entreprise ressort alors au détour d'une question. Avant d'activer la licence, on repère donc les sites et les dossiers trop partagés, les liens ouverts à tous et les sites sans propriétaire, puis on corrige les droits ; notre guide sur les sites SharePoint et leurs droits explique ce rangement. L'ANSSI recommande elle aussi de revoir les droits des outils d'IA connectés aux applications métier dès leur activation, puis régulièrement.
Ce que Microsoft fait des données
Avec un compte professionnel, Microsoft agit comme sous-traitant au sens du RGPD : l'usage de Copilot relève de son avenant de protection des données. Les demandes, les réponses et les données consultées ne servent pas à entraîner les modèles d'IA, et elles bénéficient des mêmes engagements que les courriels d'Exchange ou les fichiers de SharePoint. Pour les utilisateurs de l'Union européenne, le traitement reste dans la frontière de données de l'UE, avec des exceptions documentées : les recherches web envoyées à Bing, que l'administrateur peut désactiver, et certains modèles tiers. L'historique des échanges est conservé, consultable par les administrateurs et soumis aux règles de conservation. Ces engagements ne valent pas pour le Copilot grand public utilisé avec un compte personnel.
Copilot et les autres assistants d'IA
Intégré à Microsoft 365, ou à côté
La différence avec un assistant comme ChatGPT tient au fonctionnement. Copilot, avec sa licence, est intégré aux applications Microsoft 365 et puise dans les données de l'entreprise, avec les droits de l'utilisateur et sous le contrat Microsoft 365 du client. ChatGPT est un service distinct, édité par OpenAI sous ses propres conditions : il ne travaille sur un document de l'entreprise que si l'utilisateur le lui confie, ou s'il est relié aux outils de l'entreprise par des connecteurs. Les deux s'utilisent avec un compte personnel ou avec un compte d'entreprise, et c'est ce compte qui fixe les règles appliquées aux données. Notre guide sur ChatGPT en entreprise présente les offres professionnelles d'OpenAI.
Les modèles derrière Copilot
Copilot s'appuie sur des modèles GPT d'OpenAI, exploités par Microsoft ou par OpenAI lui-même, comme sous-traitant de Microsoft. Utiliser Copilot ne revient pas pour autant à passer par le service ChatGPT : les données restent sous les conditions de Microsoft. L'administrateur peut aussi autoriser les modèles d'Anthropic ; dans l'Union européenne, ils sont désactivés par défaut et ne sont pas couverts par la frontière de données de l'UE. Microsoft met ses modèles à jour régulièrement, sans annoncer chaque changement. Mieux vaut que l'administrateur arrête ces réglages avant que les utilisateurs ne s'y intéressent.
Mettre Copilot en place sans précipitation
Commencer petit, avec des règles
Microsoft conseille de commencer par un premier groupe d'utilisateurs et quelques usages utiles et peu risqués, puis d'élargir. Ce groupe ne reçoit ses licences qu'une fois les droits de partage remis en ordre. La CNIL recommande, pour tout déploiement d'IA générative, de partir d'un besoin concret, de lister les usages autorisés et interdits, de former les utilisateurs et d'associer le délégué à la protection des données. Ces règles trouvent leur place dans une charte d'utilisation de l'IA, valable pour Copilot comme pour les autres outils. Côté administration, on décide aussi qui accède à Copilot Chat, si la recherche web reste ouverte et quels modèles tiers sont autorisés.
Copilot : notre façon de faire
Chez KERIONIS, partenaire officiel Microsoft, nous déployons les licences Microsoft 365 Copilot. Nous administrons au quotidien les comptes Microsoft 365, ainsi que les droits d'accès et les règles de partage de vos sites SharePoint et de vos OneDrive. Nous choisissons avec vous la formule de chaque utilisateur, d'après ses usages. Les formules de nos packs peuvent toutes recevoir la licence Copilot : Business Standard dans le Pack Essentiel, Business Premium, fourni et administré, dans le Pack Sérénité. Notre formation à l'IA en entreprise porte sur Claude, ChatGPT et Mistral : on y apprend à formuler une demande et à vérifier une réponse, des réflexes qui servent aussi avec Copilot.
Des licences Microsoft 365 bien gérées
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Questions fréquentes : Microsoft 365 Copilot
C'est quoi Microsoft 365 Copilot ?
Microsoft 365 Copilot, que Microsoft renomme Microsoft Copilot, est l'assistant d'IA intégré à Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams. Avec sa licence complémentaire, il cherche seul dans les courriels, les fichiers et les réunions de l'entreprise, dans la limite des droits de l'utilisateur.
Copilot est-il gratuit ?
Copilot Chat est inclus sans surcoût avec les comptes professionnels des formules Microsoft 365 éligibles, dont Business Basic, Standard et Premium. L'accès complet aux données de travail de l'entreprise demande une licence complémentaire payante, Microsoft 365 Copilot, ou Copilot Business pour les organisations de 300 utilisateurs au plus.
Copilot peut-il lire tous les fichiers de l'entreprise ?
Non. Copilot ne fait remonter que ce que l'utilisateur a le droit d'ouvrir. En revanche, il rend faciles à retrouver les documents partagés trop largement : c'est pourquoi on corrige les droits de partage avant de l'activer.
Quelle différence entre Copilot et ChatGPT ?
Copilot est intégré aux applications Microsoft 365 et puise dans les données de l'entreprise, avec les droits de l'utilisateur et sous le contrat Microsoft 365. ChatGPT est un service distinct d'OpenAI, sous ses propres conditions, qui ne travaille sur les documents de l'entreprise que si on les lui confie ou si on l'y relie par des connecteurs.