ChatGPT au travail : du compte personnel à l'offre entreprise
Utiliser ChatGPT en entreprise commence souvent par des salariés qui s'en servent déjà avec leur compte personnel, sous des conditions que l'entreprise n'a pas choisies. OpenAI propose deux offres pour les organisations, ChatGPT Business (l'ancien ChatGPT Team) et ChatGPT Enterprise : pas d'entraînement des modèles sur les échanges par défaut, des comptes administrés par l'entreprise, un accord de traitement des données possible. Aucune offre ne dispense pourtant de règles écrites, car certaines données ne se confient jamais à un outil d'IA. La mise en place se prépare donc avec une charte et une formation.
Encadrer ChatGPT dans l'équipe
Mise en place, règles d'utilisation et formation de vos équipes.
Des réflexes clairs sur les données à ne pas confier.
Le compte personnel, point de départ réel
Le compte de chacun, pas celui de l'entreprise
Dans beaucoup d'entreprises, ChatGPT est entré par la petite porte : une comptable lui demande une formule de tableur, un gérant lui fait traduire le courrier d'un fournisseur étranger, chacun avec son propre compte. On parle de « shadow IT » pour ces outils utilisés en dehors de tout cadre fixé par l'organisation. Le problème tient moins à l'outil qu'au compte : sur une offre personnelle, ce sont les conditions convenues entre le salarié et OpenAI qui s'appliquent, pas un contrat de l'entreprise. Celle-ci ne sait pas quelles données sont parties, ni où les retrouver le jour où le salarié s'en va. La CNIL rappelle pourtant que, dans le cas général, c'est l'organisme utilisateur qui engage sa responsabilité en cas de mauvaise utilisation par son personnel.
Ce qui part avec les questions
Sur les offres personnelles (gratuite, Go, Plus ou Pro), OpenAI peut utiliser les conversations pour entraîner ses modèles, sauf si l'utilisateur le refuse dans ses réglages. Désactiver cet entraînement ne règle pas tout : noter une réponse d'un pouce levé ou baissé peut encore y verser toute la conversation, l'historique reste sur le compte jusqu'à sa suppression, la mémoire peut retenir des détails tirés des échanges, et un lien de partage ouvre la discussion à quiconque le reçoit. Une conversation supprimée reste chez OpenAI jusqu'à 30 jours avant son effacement définitif, sauf obligation légale de la garder ; même en mode temporaire, une copie peut être conservée pendant ce délai, pour des raisons de sécurité. Un contrat client collé dans un compte personnel échappe ainsi complètement à l'entreprise. Avant tout usage professionnel, il faut donc savoir quelle donnée on envoie, vers quel outil, depuis quel compte et avec quels réglages. Une formation ChatGPT en entreprise commence par ces vérifications, avant d'aborder les usages.
ChatGPT Business et Enterprise : ce qui change
Business, l'ancien ChatGPT Team
Le renommage n'a rien changé au contenu de l'offre. ChatGPT Business s'adresse aux organisations qui veulent un espace ChatGPT partagé, souscrit en ligne, à partir de deux utilisateurs. Par défaut, OpenAI n'utilise pas les échanges de Business pour entraîner ses modèles, et le client conserve ses droits sur ce qu'il saisit. L'offre comprend une console d'administration, des rôles, la connexion unique avec les comptes de l'entreprise et la vérification du domaine ; OpenAI peut aussi signer un accord de traitement des données, le contrat de sous-traitance prévu par le RGPD. Business a passé un audit SOC 2 Type 2. Un lien de partage n'y est visible que par les membres de l'espace.
Enterprise, pour aller plus loin
ChatGPT Enterprise s'achète auprès de l'équipe commerciale d'OpenAI et ajoute des contrôles que Business n'a pas. L'administrateur y règle la durée de conservation des conversations, et la création automatique des comptes depuis l'annuaire de l'entreprise (SCIM) y est disponible. Les certifications ISO de sécurité et de protection des données qu'affiche OpenAI couvrent Enterprise, pas Business ; la gestion des clés de chiffrement par le client est elle aussi réservée à Enterprise. Les nouveaux clients Enterprise éligibles peuvent faire stocker leurs données en Europe ; pour Business, ce stockage en Europe est en cours de déploiement, et une copie de chaque échange est alors conservée un temps aux États-Unis pour la surveillance des abus. Le choix dépend de la taille de l'équipe, de la sensibilité des données et des obligations du secteur.
Ce qu'on confie à ChatGPT, et ce qu'on garde
Données personnelles et secrets
Même avec une offre entreprise, ChatGPT n'est pas un coffre-fort. L'ANSSI recommande de n'envoyer aucune donnée sensible aux services d'IA grand public sur Internet : données personnelles, documents contractuels, juridiques ou financiers, mots de passe et clés d'accès. Pour des données de clients ou de salariés, la CNIL juge généralement plus sûr un outil installé sur les serveurs de l'organisme ; à défaut, l'hébergement externe passe par un contrat de sous-traitance, et tout transfert hors de l'Union européenne doit être encadré. Les professions réglementées ont leurs propres règles : le Conseil national des barreaux demande aux avocats de ne jamais confier à une IA générative les données de leurs dossiers, et la HAS rappelle aux soignants de vérifier qu'aucune information identifiante n'est saisie dans un outil en ligne sans garantie de confidentialité. Aucune entité d'OpenAI ne figure d'ailleurs sur la liste des hébergeurs certifiés pour les données de santé (HDS) publiée par l'Agence du numérique en santé. Le RGPD s'applique à chaque donnée personnelle saisie dans l'outil, quelle que soit l'offre.
Des règles écrites et une formation
La CNIL recommande de partir d'un besoin concret, puis d'encadrer les usages par une charte qui liste ce qui est permis et ce qui est interdit. Elle conseille aussi de former les utilisateurs au fonctionnement de l'outil et à ses limites : les réponses peuvent être inexactes mais plausibles, et il faut les vérifier avant de les reprendre. Le règlement européen sur l'IA demande de son côté aux entreprises qui se servent d'un système d'IA de favoriser la maîtrise de l'IA par leur personnel ; la Commission européenne cite le cas de salariés qui rédigent ou traduisent avec ChatGPT, à informer des risques comme les réponses inventées. Aucun certificat n'est exigé, mais la Commission juge souvent insuffisant de se contenter de faire lire la notice de l'outil. Notre guide sur la charte IA en entreprise détaille le contenu de ces règles.
Mettre en place ChatGPT dans l'équipe
Un espace, des comptes, des réglages
La mise en place commence par l'espace de travail : vérification du domaine de l'entreprise, connexion unique avec les comptes professionnels, puis invitation des utilisateurs, par adresse ou par fichier. Dans Business, OpenAI distingue quatre rôles, du propriétaire, qui gère la facturation et la connexion unique, au simple membre. Un salarié qui avait déjà un compte personnel choisit seul de le garder à part ou d'en verser définitivement le contenu dans l'espace de l'entreprise : mieux vaut lui expliquer ce choix avant l'invitation. Dans Business, de nombreuses applications connectées (messagerie, stockage de documents) sont activées par défaut : l'administrateur choisit lesquelles garder. L'ANSSI conseille d'en vérifier les droits dès l'activation, puis de les revoir à intervalle régulier.
ChatGPT : notre façon de faire
Chez KERIONIS, nous accompagnons la mise en place de ChatGPT en entreprise. Nous partons des outils que vos équipes utilisent déjà, puis nous vous aidons à rédiger les règles d'utilisation, charte IA comprise. Notre formation à l'IA dure une demi-journée ou une journée, pour six personnes au plus, dans vos locaux ou à distance. Elle s'appuie sur Claude, ChatGPT et Mistral, et chaque participant vient avec son compte. Chaque séance comprend une sensibilisation aux données à ne pas confier à un outil d'IA.
ChatGPT n'est pas le seul assistant
D'autres assistants, d'autres conditions
Plusieurs éditeurs proposent leur propre assistant, avec des offres pour les organisations : Claude chez Anthropic, Vibe (anciennement Le Chat) chez le français Mistral AI, Gemini chez Google. Nos guides sur Claude en entreprise, Mistral AI en entreprise et Gemini en entreprise les présentent. Microsoft 365 Copilot est, lui, intégré à Word, Excel, Outlook, Teams et aux autres applications de la suite ; notre guide sur Copilot en entreprise explique en quoi son fonctionnement diffère. Le bon outil dépend de l'usage, des logiciels déjà en place, du contrat et du lieu de stockage des données. Rien n'empêche d'en autoriser plusieurs, à condition que la charte dise lesquels, avec quels comptes et pour quels usages.
Former l'équipe aux outils d'IA
Une demi-journée ou une journée, six personnes au plus, dans vos locaux ou à distance.
Voyez notre formation à l'IA en entreprise.
Questions fréquentes : ChatGPT en entreprise
Quelle différence entre ChatGPT Plus et ChatGPT Business ?
ChatGPT Plus est une offre personnelle : le compte appartient à l'utilisateur et l'entraînement des modèles sur ses conversations est actif sauf refus. ChatGPT Business est une offre pour les organisations : comptes administrés par l'entreprise, pas d'entraînement par défaut, connexion unique et accord de traitement des données possible.
Mes données servent-elles à entraîner ChatGPT ?
Sur les offres personnelles, OpenAI peut utiliser les conversations pour entraîner ses modèles, sauf si l'utilisateur le refuse dans ses réglages. Sur ChatGPT Business et Enterprise, les échanges ne servent pas à l'entraînement par défaut.
Peut-on mettre des données clients dans ChatGPT ?
Jamais sur un compte personnel. L'ANSSI recommande de n'envoyer aucune donnée sensible aux services grand public, et la CNIL conseille un cadre : contrat de sous-traitance avec le fournisseur, charte des usages permis et interdits, formation des utilisateurs. Les professions soumises au secret ont des règles plus strictes encore.
ChatGPT Team, c'est quoi ?
ChatGPT Team est l'ancien nom de ChatGPT Business, l'offre d'OpenAI pour les équipes. Le changement de nom n'a pas modifié l'offre : les espaces Team sont devenus des espaces Business sans migration.