SharePoint en entreprise : sites, documents et partage expliqués
SharePoint Online, ou SharePoint dans Microsoft 365, est l'espace où une organisation range, partage et publie ses documents. Il s'organise en sites : des sites d'équipe pour travailler à plusieurs sur les mêmes fichiers, des sites de communication pour informer, par exemple sous forme d'intranet. Inclus dans Microsoft 365 Business Basic, Standard et Premium, il stocke aussi, sans qu'on le voie, les fichiers des équipes Teams. Ses versions et sa corbeille rattrapent bien des erreurs, mais elles ne remplacent pas une sauvegarde.
Des documents partagés, bien rangés
Migration de vos serveurs de fichiers, intranet et gestion documentaire sur SharePoint.
Comptes, accès et règles de partage administrés au quotidien.
SharePoint, c'est quoi et à quoi ça sert ?
L'espace documentaire de Microsoft 365
Concrètement, SharePoint est un ensemble de sites internes, chacun doté de bibliothèques de documents, de listes et de pages. Il est inclus dans Microsoft 365 Business Basic, Standard et Premium comme dans les offres destinées aux grandes entreprises, et il existe aussi seul. Le comparatif des formules Microsoft 365 Business détaille ce que chacune apporte par ailleurs. Une PME qui utilise une formule Microsoft 365 Business pour sa messagerie dispose donc déjà de SharePoint, même si personne ne l'a jamais ouvert.
Sites d'équipe et sites de communication
On distingue deux grandes sortes de sites. Le site d'équipe relie plusieurs personnes à des contenus partagés : documents, listes, pages, actualités et bloc-notes OneNote ; il est rattaché par défaut à un groupe Microsoft 365, qui lui apporte un calendrier Outlook et Planner. Le site de communication sert à informer, avec peu d'auteurs et beaucoup de lecteurs : c'est, selon Microsoft, le type de site principal d'un intranet. Une communauté de communes peut ainsi publier ses notes de service et ses procédures sur un site de communication, pendant que chaque service travaille sur son propre site d'équipe. Ces sites forment, avec Teams et OneDrive, le socle des outils collaboratifs de Microsoft 365.
Ranger et retrouver les documents
Bibliothèques, listes et métadonnées
La bibliothèque de documents est le cœur d'un site : on y dépose les fichiers, on les ouvre et on les modifie à plusieurs. Une liste, elle, range des informations en tableau, une ligne par élément : demandes internes, matériel prêté, fournisseurs. Les colonnes de classement, ou métadonnées, font de SharePoint un outil de gestion électronique de documents (GED) : au lieu d'enfouir une facture dans un dossier, on lui attribue un client, une année et un statut, puis on filtre la bibliothèque selon ces critères. Un cabinet d'expertise comptable qui classe ainsi ses pièces par client et par exercice retrouve un document sans deviner où un collègue l'avait rangé.
Versions et corbeille, pas une sauvegarde
Chaque fichier garde son historique : par défaut, une nouvelle bibliothèque en conserve les 500 dernières versions principales, et l'administrateur peut modifier ce réglage. Un élément supprimé reste récupérable 93 jours, d'abord dans la corbeille du site, puis dans celle de la collection de sites. Un administrateur du site peut aussi ramener une bibliothèque entière à un état antérieur, choisi dans les 30 derniers jours, après une suppression massive ou une infection par un logiciel malveillant. Ces filets ont leurs limites : les versions au-delà du plafond disparaissent sans passer par la corbeille, et un fichier effacé depuis plus de 93 jours est supprimé définitivement. Pour retrouver un dossier supprimé il y a six mois, il faut donc sauvegarder Microsoft 365 en amont, avec un outil distinct ; la CNIL déconseille d'ailleurs de garder les sauvegardes dans le même centre de données que les originaux.
SharePoint, OneDrive et Teams : qui fait quoi
Où sont rangés les fichiers
Les trois outils se confondent facilement, parce que les mêmes fichiers apparaissent à plusieurs endroits. OneDrive est l'espace de chacun, pour ses documents de travail personnels, et son volume ne compte pas dans le stockage SharePoint de l'organisation. SharePoint accueille les documents partagés d'une équipe ou de toute la structure. Teams s'appuie sur SharePoint : chaque équipe est liée à un groupe Microsoft 365 et à un site créé automatiquement, que l'onglet Fichiers affiche. Chaque canal standard correspond à un dossier de la bibliothèque de ce site, tandis qu'un canal privé ou partagé reçoit son propre site.
Un exemple dans une PME
Dans un bureau d'études de quinze personnes, la cheffe de projet dépose le cahier des charges dans le canal du projet, sur Teams : le fichier rejoint la bibliothèque du site SharePoint de l'équipe, ouverte à tous ses membres. Le même jour, elle envoie un devis à un collègue dans une conversation privée ; ce fichier-là est stocké dans le dossier « Microsoft Teams Chat Files » de son propre OneDrive, puis partagé avec le destinataire. Quand elle quittera l'entreprise, le devis se trouvera dans un espace personnel qu'il faudra penser à récupérer ; le cahier des charges, lui, restera en place. D'où une règle simple : les documents de l'équipe se déposent dans les canaux, et les conversations servent aux échanges, pas au classement.
Partager sans perdre le contrôle
Permissions et partage externe
Un site SharePoint a trois groupes par défaut : Propriétaires, Membres et Visiteurs. Donner accès à un site, c'est donner accès à tout son contenu ; pour un fichier isolé, on passe par un lien de partage. Une liste, une bibliothèque ou un dossier peut aussi recevoir ses propres permissions en rompant l'héritage de celles du site, sauf au-delà de 100 000 éléments. Le partage externe, activé par défaut, se règle sur quatre niveaux, du lien ouvert à tous sans authentification au partage réservé aux personnes de l'organisation. Chaque site peut recevoir un réglage plus strict que celui de l'entreprise, et Microsoft recommande de ranger les informations confidentielles dans un site où le partage externe est désactivé. La CNIL rappelle de son côté que la sécurité dans le nuage n'incombe pas au seul fournisseur : c'est à l'entreprise de limiter les accès au strict nécessaire. La double authentification, enfin, évite qu'un mot de passe volé suffise à ouvrir les sites.
Stockage, données et SharePoint Server
Selon Microsoft, l'espace SharePoint d'une organisation est de 1 To, plus 10 Go par licence achetée : cent licences donnent ainsi 2 To. Au-delà du quota, l'organisation risque un passage en lecture seule. Pour un client français dont l'abonnement a été créé après le 14 septembre 2026, le réglage qui stocke les données Microsoft 365 en France est désactivé par défaut. Le choix enregistré prend effet le 14 décembre 2026 ; désactivé, le réglage laisse Microsoft stocker les données à l'intérieur de la frontière de données de l'Union européenne (EU Data Boundary). L'emplacement se vérifie dans le centre d'administration Microsoft 365 : Paramètres, Paramètres de l'organisation, Profil de l'organisation, Emplacement des données. Pour les installations dans les locaux (on premise), SharePoint Server 2016 et 2019 ne reçoivent plus de correctifs depuis le 14 juillet 2026 : mieux vaut migrer vers SharePoint dans Microsoft 365 ou vers l'édition Subscription, toujours prise en charge.
SharePoint : notre façon de faire
Déploiement, migration et intranet
Chez KERIONIS, partenaire officiel Microsoft, nous déployons et paramétrons SharePoint, OneDrive et Teams, puis nous assurons le support des utilisateurs. Nous migrons les serveurs de fichiers vers SharePoint et y montons des intranets et des espaces de gestion documentaire. Une fois les sites en place, nous administrons au quotidien les comptes, les droits d'accès, la double authentification et les règles de partage. Nous formons aussi vos équipes au partage de documents. Notre sauvegarde externalisée copie chaque jour, hors de Microsoft, les sites SharePoint, la messagerie et OneDrive.
Les licences sur notre boutique
Notre boutique en ligne propose des licences Microsoft. Nous choisissons avec vous la formule de chaque utilisateur, d'après ses usages : Business Standard suffit à la plupart des postes de bureau. Dans le Pack Sérénité, nous fournissons et administrons Microsoft 365 Business Premium.
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Questions fréquentes : SharePoint
SharePoint, c'est quoi ?
SharePoint est le service de Microsoft 365 où une organisation range, partage et publie ses documents, sous forme de sites dotés de bibliothèques, de listes et de pages. Les sites d'équipe servent à travailler à plusieurs, les sites de communication à informer, par exemple pour un intranet.
Quelle différence entre SharePoint et OneDrive ?
OneDrive est l'espace de stockage de chaque utilisateur, pour ses documents de travail personnels. SharePoint accueille les documents partagés d'une équipe ou de toute l'organisation, dont les fichiers des équipes Teams ; ceux envoyés dans une conversation Teams sont, eux, stockés dans le OneDrive de l'expéditeur.
SharePoint est-il inclus dans Microsoft 365 ?
Oui, SharePoint est inclus dans les formules Microsoft 365 Business Basic, Standard et Premium, comme dans les offres destinées aux grandes entreprises, et il existe aussi seul. Selon Microsoft, l'organisation dispose de 1 To de stockage, plus 10 Go par licence achetée.
SharePoint remplace-t-il une sauvegarde ?
Non. Les versions sont plafonnées en nombre, la corbeille garde un élément supprimé 93 jours et la restauration d'une bibliothèque remonte au plus à 30 jours ; le tout reste chez Microsoft. Pour retrouver des fichiers au-delà, il faut une sauvegarde de Microsoft 365 indépendante.