Choisir entre Microsoft 365 Business Basic, Standard et Premium
Les formules Microsoft 365 Business Basic, Standard et Premium s'emboîtent : la première donne accès à la messagerie, au stockage et aux applications dans le navigateur, la deuxième ajoute les applications de bureau installées sur l'ordinateur, la troisième y joint des fonctions de sécurité et de gestion des appareils. Le bon choix dépend de ce que font réellement les utilisateurs, bien plus que de la taille de l'entreprise. Une même structure peut d'ailleurs mélanger les formules, en attribuant à chacun la licence qui correspond à son poste.
Les trois formules Business en quelques mots
Trois niveaux qui s'emboîtent
Chaque formule Business est limitée par Microsoft à trois cents utilisateurs, ce qui couvre la plupart des PME, des cabinets et des petites collectivités. Business Basic fournit les services en ligne : messagerie professionnelle, agenda, stockage de fichiers, Teams et les versions web de Word, Excel et PowerPoint. Business Standard reprend tout cela et y ajoute les applications de bureau, installées sur l'ordinateur. Business Premium reprend à son tour Business Standard et l'enrichit d'outils de sécurité et de gestion des appareils. Chaque niveau contient le précédent : un salarié qui passe de Basic à Standard retrouve sa boîte aux lettres et ses fichiers, et gagne simplement les applications installées.
Apps for business et Teams : deux précisions
Deux précisions évitent les mauvaises surprises au moment de l'achat. Microsoft 365 Apps for business, souvent confondu avec ces formules, fournit les applications de bureau et le stockage OneDrive, mais pas la messagerie professionnelle. Selon les offres, Teams peut aussi être vendu à part, ce qu'il vaut mieux vérifier avant de commander. Ces nuances expliquent pourquoi le choix d'une licence Microsoft 365 mérite un moment de réflexion plutôt qu'un clic sur la première offre venue.
Business Basic : les services en ligne
Tout dans le navigateur
Avec Business Basic, chaque utilisateur dispose d'une boîte aux lettres à l'adresse de l'entreprise, d'un agenda partagé, d'un espace OneDrive et d'un accès aux sites SharePoint de son équipe. Les documents s'ouvrent et se modifient dans le navigateur ou sur le téléphone, avec les versions en ligne de Word, Excel et PowerPoint. Pour écrire un courrier, consulter un tableau ou annoter une présentation, ces versions suffisent largement. Elles montrent leurs limites dès que l'usage se complique : un classeur Excel chargé de macros, une mise en page élaborée, un publipostage ou un travail sans connexion.
À qui Business Basic suffit
Business Basic convient aux personnes qui travaillent surtout ailleurs que devant un ordinateur de bureau. Le chef d'équipe d'une entreprise du bâtiment qui consulte son planning et ses courriels sur son téléphone, l'agent d'accueil qui n'utilise qu'Outlook et un tableau partagé, le saisonnier qui a besoin d'une adresse professionnelle pour quelques mois : pour eux, des applications installées n'apporteraient rien. La formule peut aussi convenir à une structure qui possède déjà des licences Office récentes, achetées une fois pour toutes, et veut seulement moderniser sa messagerie. Elle devient en revanche un frein dès qu'un poste passe ses journées dans Excel ou dans Word.
Business Standard : les applications installées
Word, Excel et Outlook sur le poste
Business Standard ajoute à Business Basic les applications de bureau : Word, Excel, PowerPoint et Outlook, installées sur l'ordinateur de l'utilisateur et sur ses autres appareils, dans la limite fixée par Microsoft. Ces versions complètes gèrent les macros, les gros classeurs, les modèles de documents de l'entreprise et le travail hors connexion, puis synchronisent les fichiers dès que le réseau revient. Elles se mettent à jour d'elles-mêmes, ce qui évite de faire cohabiter plusieurs versions d'Office dans un même bureau. Pour l'assistante qui prépare des devis toute la journée ou le comptable qui manipule des tableaux de plusieurs milliers de lignes, c'est l'outil de travail normal.
Ce que la licence ne règle pas
Business Standard répond à l'essentiel des besoins d'une PME dont les salariés travaillent sur ordinateur. Cette formule ne change rien, en revanche, à la protection des données hébergées chez Microsoft : la messagerie, OneDrive et SharePoint restent soumis aux durées de conservation de l'éditeur, et une suppression malheureuse ou un rançongiciel qui chiffre les fichiers synchronisés peuvent les faire disparaître. La question de la sauvegarde de Microsoft 365 se pose donc quelle que soit la formule. Il en va de même pour le nom de domaine : sans SPF, DKIM et DMARC correctement configurés, les courriels de l'entreprise risquent de finir en indésirables ou d'être usurpés, que la licence soit Basic, Standard ou Premium.
Business Premium : sécurité et appareils
Gérer les appareils à distance
Business Premium ajoute à Business Standard des outils de sécurité et d'administration bien plus poussés. Le premier est la gestion des appareils, assurée par Microsoft Intune : on peut imposer le chiffrement du disque et le verrouillage par code, déployer applications et réglages sur chaque ordinateur, ou effacer les données de l'entreprise sur un portable volé. Pour une PME dont les commerciaux passent leur semaine sur la route, c'est la différence entre un vol de matériel et une fuite de données. La gestion s'étend aux téléphones, y compris personnels, en tenant les données professionnelles à l'écart du reste.
Contrôler les accès et repérer les menaces
Le second apport concerne les identités et les menaces. L'accès conditionnel permet de fixer des règles de connexion : exiger la double authentification hors des locaux, refuser un appareil qui n'est pas à jour, bloquer une tentative venue d'un pays où l'entreprise n'a aucune activité. Microsoft Defender for Business protège les postes et aide à repérer un comportement suspect, tandis que des protections supplémentaires examinent les pièces jointes et les liens reçus par courriel. Ces outils ne valent que s'ils sont configurés et suivis : une licence Premium laissée dans ses réglages par défaut n'apporte qu'une partie de ce qu'elle permet.
Choisir sa formule et mélanger les licences
Partir des usages, poste par poste
Le choix se fait poste par poste, en partant de ce que chacun fait réellement. Qui travaille dans les applications installées, qui se contente du navigateur et du téléphone, qui manipule des données sensibles ou emporte un portable chez ses clients ? Une entreprise peut tout à fait attribuer Business Basic à ses équipes de terrain, Business Standard au bureau et Business Premium à la direction et à la comptabilité, toutes ces licences cohabitant dans le même environnement. Le mélange a toutefois une limite, car certaines règles de sécurité ne protègent que les comptes couverts par Premium. Pour une petite structure qui se demande ce qu'il faut confier à un prestataire, ce choix de licences fait souvent partie des premiers sujets abordés.
Ce que nous retenons dans nos packs
Chez KERIONIS, partenaire officiel Microsoft, nous partons de vos usages pour choisir les licences. Le Pack Essentiel et le Pack Sécurité comprennent Microsoft 365 Business Standard, qui répond à la plupart des besoins d'un bureau. Le Pack Sérénité comprend Microsoft 365 Business Premium, administré et renforcé, de la gestion des identités à la protection des appareils, pour les structures où la sécurité devient prioritaire. Dans tous les cas, nous gérons les comptes, la double authentification, les partages et les licences au fil des arrivées et des départs, et nous migrons au besoin votre messagerie depuis Gmail, OVH ou un ancien serveur Exchange.
Une formule adaptée à chaque poste
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Questions fréquentes sur ce guide
Quelle différence entre Microsoft 365 Business Basic et Standard ?
Business Basic donne accès aux services en ligne : messagerie, agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et versions web de Word, Excel et PowerPoint. Business Standard y ajoute les applications de bureau installées sur l'ordinateur, indispensables pour les macros, les gros classeurs ou le travail hors connexion. Le passage de l'une à l'autre se fait sans changer d'environnement.
Que contient Microsoft 365 Business Premium ?
Business Premium contient tout Business Standard, plus des fonctions de sécurité et de gestion des appareils : gestion des ordinateurs et des téléphones par Intune, accès conditionnel, protection des postes grâce à Defender for Business et examen renforcé des pièces jointes et des liens. Ces outils doivent être configurés et suivis pour produire leur effet.
Peut-on mélanger plusieurs licences Microsoft 365 ?
Oui. Une même entreprise peut attribuer Business Basic, Standard ou Premium selon les postes, et toutes ces licences cohabitent dans le même environnement. Il faut seulement garder à l'esprit que certaines protections ne s'appliquent qu'aux comptes couverts par Business Premium.