Sauvegarder Microsoft 365 : messagerie, OneDrive et SharePoint
Microsoft assure la disponibilité de Microsoft 365, l'ancien Office 365, mais pas la récupération de vos données au-delà d'une durée limitée : un courriel, un fichier ou une boîte aux lettres supprimés finissent par disparaître définitivement. Pour retrouver un élément effacé il y a plusieurs mois, ou des fichiers chiffrés par un rançongiciel puis synchronisés, il faut une sauvegarde de Microsoft 365 indépendante de Microsoft. Elle copie, le plus souvent chaque jour, la messagerie, OneDrive et SharePoint vers un autre stockage, avec l'historique que l'entreprise choisit. C'est la même logique que pour un serveur : les données sont à vous, leur protection aussi.
Ce que Microsoft garantit, et ce qu'il ne garantit pas
Un service disponible, pas une sauvegarde
L'éditeur héberge Microsoft 365 dans des centres de données redondants, et ses engagements portent sur la disponibilité du service : la messagerie répond, les fichiers sont accessibles, une panne de matériel chez lui n'efface rien. Cette protection vise les défaillances de son infrastructure, pas les actions menées depuis vos comptes. Si un utilisateur supprime un dossier, si un administrateur ferme une boîte ou si un rançongiciel modifie des fichiers, Microsoft y voit des opérations légitimes, qu'il exécute et réplique fidèlement. C'est le principe de la responsabilité partagée : l'éditeur répond de la plateforme, le client de ses données.
Des corbeilles à durée limitée
Il existe bien des filets de sécurité : la corbeille d'Outlook et ses éléments récupérables, la corbeille de OneDrive et de SharePoint, l'historique des versions d'un document. Ils rendent service pour une erreur constatée rapidement, mais ne conservent les éléments que pendant une durée limitée, au-delà de laquelle la suppression devient définitive. Ils restent aussi accessibles depuis le compte lui-même : un attaquant qui en a pris le contrôle peut en vider une partie. Certaines formules de Microsoft 365 ajoutent des fonctions d'archivage et de conservation, pensées pour la conformité plus que pour remettre vite un dossier en place. Une sauvegarde externalisée conserve au contraire ses copies hors du compte, pendant la durée que l'entreprise a choisie.
Les situations où l'on perd des données
Suppression et départ d'un salarié
Premier cas, le plus banal : un dossier supprimé par erreur, dont on remarque l'absence des mois plus tard, en préparant un contrôle ou en reprenant un dossier client. La corbeille a été vidée depuis longtemps. Le départ d'un collaborateur tend un autre piège : pour économiser une licence, on supprime son compte, et avec lui sa boîte aux lettres et son OneDrive, qui ne restent récupérables qu'un temps. Quand son successeur cherche, six mois plus tard, le devis envoyé à un client ou un échange avec un fournisseur, il n'y a plus rien à récupérer.
Rançongiciel et compte piraté
Le rançongiciel ne s'arrête pas au poste qu'il infecte. Lorsque les fichiers chiffrés se trouvent dans un dossier synchronisé avec OneDrive ou SharePoint, leurs versions chiffrées remontent dans le cloud et remplacent les originaux chez tous ceux qui les partagent. Un compte de messagerie piraté pose un problème voisin : l'attaquant peut supprimer des courriels pour effacer ses traces. Microsoft propose certains outils de retour en arrière, mais ils restent liés au compte et limités dans le temps, alors qu'une sauvegarde indépendante permet de revenir à un état sain connu.
Ce qu'une sauvegarde dédiée apporte
Une copie hors de Microsoft
Une sauvegarde dédiée copie, le plus souvent chaque jour, les boîtes aux lettres, les fichiers OneDrive et les sites SharePoint vers un stockage distinct de Microsoft 365, protégé par ses propres accès. Un compte piraté ou une erreur d'administration ne l'atteignent pas, puisque l'accès aux copies passe par d'autres identifiants que ceux de Microsoft 365. L'historique se règle comme dans le reste du plan de sauvegarde informatique : quelques semaines pour corriger les erreurs du quotidien, bien davantage pour une structure qui doit retrouver des échanges anciens. Selon la solution, les données d'un salarié parti peuvent aussi être conservées sans garder sa licence active.
Restaurer finement, ou en entier
L'autre intérêt tient à la finesse de la restauration. On peut remettre en place un seul courriel, un dossier de la messagerie ou une version précise d'un fichier, aussi bien qu'une boîte complète ou une bibliothèque SharePoint entière. La restauration se fait à l'emplacement d'origine ou ailleurs, par exemple dans un dossier à part pour comparer avant d'écraser. Ce niveau de détail évite de passer une demi-journée à reconstituer un dossier quand une seule pièce manque. La sauvegarde complète ainsi les protections de la messagerie, comme le filtrage des courriels ou la configuration SPF, DKIM et DMARC du nom de domaine : celles-ci réduisent le risque, elle permet de réparer quand un incident a eu lieu malgré tout.
Ce que nous sauvegardons, et comment
Messagerie, OneDrive et SharePoint
Chez KERIONIS, nous sauvegardons chaque jour ces trois services avec RG System, un éditeur français que nous utilisons aussi pour la supervision. Les copies sont faites indépendamment de Microsoft, chiffrées et hébergées en France. La restauration peut porter sur un courriel, un dossier ou une boîte complète, comme sur un simple fichier. Chaque exécution est suivie, un échec nous est signalé, et des restaurations d'essai vérifient régulièrement qu'un courriel ou un dossier revient bien à sa place.
Un prix qui suit le stockage
Le prix dépend du volume de stockage utilisé, donc de la quantité de données et de la durée de conservation choisie. La sauvegarde est comprise dans le Pack Sécurité et le Pack Sérénité, proposée en option avec le Pack Essentiel, et peut aussi être souscrite seule. Ce qui est sauvegardé et la durée de conservation sont définis avec vous et inscrits au devis, en évitant par exemple de copier une seconde fois des postes dont les fichiers sont déjà dans OneDrive.
Données de santé : un hébergeur certifié HDS
Une obligation qui s'étend aux sauvegardes
Pour un cabinet médical ou de kinésithérapie, comme pour toute structure qui traite des données de santé, la sauvegarde se double d'une obligation légale. Le Code de la santé publique impose que les données de santé confiées à un tiers soient conservées chez un hébergeur certifié HDS. Or une sauvegarde est elle-même un hébergement : dès que des données de santé y figurent, dans des courriels échangés avec des patients ou des comptes rendus rangés dans OneDrive, la copie doit, elle aussi, se trouver chez un hébergeur certifié. Choisir une solution efficace ne suffit donc pas ; il faut savoir où elle conserve ses copies.
Notre solution pour les données de santé
Lorsque vos données relèvent de la santé, nous proposons N-able, qui conserve ses copies chez un hébergeur certifié HDS, en France. Les sauvegardes d'un cabinet médical, ou de toute structure qui traite des données de santé, passent donc par cette solution plutôt que par RG System. Le reste du service ne change pas : même rythme quotidien, même suivi, mêmes restaurations d'essai.
Sauvegarder vos données hors de Microsoft
Messagerie, OneDrive et SharePoint, copiés chaque jour et hébergés en France.
Découvrez nos deux solutions, dont celle réservée aux données de santé.
Questions fréquentes : Sauvegarder Microsoft 365
Microsoft 365 sauvegarde-t-il mes données ?
Microsoft protège son infrastructure et garantit la disponibilité du service, mais il ne conserve les éléments supprimés que pendant une durée limitée. Au-delà, un courriel, un fichier ou une boîte supprimés sont perdus, et seule une sauvegarde indépendante permet de les retrouver.
Comment sauvegarder sa messagerie Microsoft 365 ?
Il faut une solution de sauvegarde dédiée, qui copie régulièrement les boîtes aux lettres vers un stockage distinct de Microsoft, avec un historique choisi par l'entreprise. Elle permet de restaurer un courriel, un dossier ou une boîte complète, y compris celle d'un salarié parti, si elle a été sauvegardée avant la suppression de son compte.
Faut-il sauvegarder OneDrive et SharePoint ?
Oui, au même titre que la messagerie. Un rançongiciel qui chiffre des fichiers synchronisés, une suppression constatée trop tard ou le départ d'un collaborateur peuvent faire perdre des documents que les corbeilles de Microsoft ne conservent que pendant une durée limitée.