Gestion des impressions : réduire les coûts et sécuriser les copieurs
La gestion des impressions consiste à piloter les appareils qui impriment, copient et numérisent, ainsi que leurs consommables, leurs compteurs, leur maintenance et leurs réglages. Confiée à un prestataire, elle prend le nom de service d'impression géré. Bien menée, elle limite les pages inutiles par des réglages sobres et par des documents qui ne sortent qu'une fois leur auteur identifié. Elle traite aussi le copieur comme un équipement du réseau, avec ses mots de passe et ses mises à jour.
Des impressions suivies et sécurisées
Badge ou code PIN avant impression, compteurs et consommables suivis.
Numérisation configurée vers Exchange, SharePoint et OneDrive.
Ce que recouvre la gestion des impressions
Un parc plus large qu'on ne le croit
Faites le tour d'une PME de vingt personnes : un multifonction dans le couloir, deux imprimantes laser à la direction, une jet d'encre à l'accueil, un scanner chez la comptable. Chaque appareil a sa garantie ou son contrat, ses réglages, souvent ses propres cartouches, parfois un fournisseur distinct. Gérer les impressions, c'est reprendre l'ensemble en main : inventaire et supervision du parc, consommables, compteurs, maintenance, réglages par défaut et flux de numérisation. Tant que ces tâches restent éparpillées, personne ne sait dire combien coûte une page.
Le service d'impression géré
Un service d'impression géré, de l'anglais managed print services, confie tout ou partie de ces tâches à un prestataire, dans le cadre d'un contrat. Il applique à l'impression le principe que le guide interministériel du numérique responsable appelle la location fonctionnelle : on paie un droit d'usage ajusté au besoin, avec conseil, entretien et mises à jour, plutôt que la simple location d'une machine. L'avis de marché « Solimp 5 », publié en juin 2026 par la Direction des achats de l'État, montre ce que recouvre une solution d'impression complète : équipements, logiciels et services pour la copie, l'impression, la finition et la numérisation, leur maintenance « et leur gestion ». Le prix n'y pèse que 40 sur 100, autant que la valeur technique et la qualité de service réunies.
Ce que coûtent vraiment les impressions
Les quatre postes de coût
Le prix d'une page ne se résume pas à la cartouche. Le baromètre des achats de reprographie de l'UCANSS, organisme de la Sécurité sociale, distingue quatre postes : les consommables, le service et la maintenance (pièces d'usure et interventions), le support (installation, formation, assistance) et l'acquisition du matériel. Cette grille date de 2013, et il faut y ajouter le papier et l'électricité. Dans une petite structure, les imprimantes individuelles échappent facilement au calcul, leurs cartouches s'achetant au fil de l'eau. Pour un copieur Ricoh comme pour toute autre machine, c'est ce total qui compte ; les clauses du contrat sont détaillées dans notre guide sur la location de photocopieur.
Les réglages par défaut, premier levier
Le levier le plus simple ne demande aucun achat : changer les valeurs par défaut. Pour les copieurs, le guide interministériel du numérique responsable préconise le recto verso et le mode brouillon par défaut, ainsi qu'une mise en veille et une extinction programmées aux heures où personne ne s'en sert ; l'ADEME conseille de privilégier le noir et blanc. L'utilisateur garde la main pour un tirage couleur ou un recto simple, mais il doit le choisir. Le même guide invite à mutualiser les imprimantes et à remplacer celles qui arrivent en fin de vie par des multifonctions en réseau avec identification.
Sécuriser les copieurs et les documents
Le document oublié dans le bac
Le groupe de travail de l'université de Lille sur les multifonctions place en tête le risque le plus banal, celui de données « oubliées, volées, délivrées à la mauvaise personne ». Un bulletin de salaire lancé depuis le bureau du gérant attend sur le copieur du couloir, et le premier venu l'emporte avec ses propres feuilles. Avec l'impression sécurisée, ou libérée, le document reste en attente jusqu'à ce que son auteur passe son badge ou tape son code devant l'appareil. Ce système produit aussi un relevé (qui a imprimé, quand, combien de pages) : c'est une donnée personnelle. Le personnel doit en être informé avant toute collecte (article L1222-4 du code du travail) ; à partir de 50 salariés, le CSE est consulté au préalable (article L2312-38).
Un copieur se protège comme un poste
Un multifonction relié au réseau a son interface d'administration et conserve un carnet d'adresses et des identifiants de connexion. L'ANSSI cite les imprimantes parmi les équipements du parc à sécuriser et demande d'en changer les mots de passe par défaut dès l'installation. En juin 2025, les chercheurs de Rapid7 ont publié des failles touchant 748 modèles de cinq fabricants ; la plus grave permet de calculer le mot de passe administrateur par défaut à partir du numéro de série, et une mise à jour ne la corrige pas entièrement. La CNIL déconseille toute interface d'administration accessible directement depuis Internet, et un réseau informatique d'entreprise découpé en zones tient les copieurs à l'écart des serveurs. Reste à appliquer les correctifs : le 5 mai 2026, le CERT-FR signalait des failles dans PaperCut, un logiciel de gestion des impressions, côté serveur comme sur certains copieurs.
Politique d'impression et numérisation
Ce que contient une politique d'impression
Une politique d'impression fixe par écrit les règles de l'entreprise. L'université de Lorraine a organisé la sienne en seize actions sur trois axes (pilotage, équipements, usages), chacune avec un indicateur et une valeur cible ; une PME peut reprendre ce découpage à son échelle. Le volet pilotage prévoit un responsable du parc et un inventaire. Le volet équipements couvre les réglages par défaut, les mises à jour, le changement des mots de passe et l'effacement des disques en fin de vie ; cartouches et toners usagés relèvent depuis le 15 août 2018 de la filière des déchets d'équipements électriques et électroniques, rappelle le guide interministériel. Le volet usages fixe les règles pour la couleur, l'impression par badge ou code et la conservation des documents numérisés ; ce qui s'impose aux salariés trouve sa place dans la charte informatique.
Numériser et garder une copie fiable
Pour qu'un copieur envoie ses scans par courriel avec Microsoft 365, l'envoi authentifié demande, selon l'éditeur, une boîte aux lettres sous licence et un chiffrement TLS 1.2 ou 1.3 ; Microsoft y recommande OAuth plutôt que le simple mot de passe, appelé à être abandonné. Une fois le document numérisé, jeter l'original demande de la prudence : selon le décret du 5 décembre 2016, une copie numérique n'est présumée fiable que si le procédé garantit l'identification et la date de la numérisation, une empreinte qui rend toute modification détectable, une conservation sans altération et un accès sécurisé. En mairie, l'élimination des originaux, même numérisés, passe en outre par le visa des archives départementales. Les factures entre entreprises, elles, quittent peu à peu le papier : selon la DGFiP, toute entreprise concernée doit pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026, et les PME devront les émettre au plus tard le 1er septembre 2027.
Gestion des impressions : notre façon de faire
Badge, compteurs et numérisation
Chez KERIONIS, partenaire officiel Ricoh, nous configurons l'authentification par badge ou par code PIN avant impression. Nous gérons les consommables et suivons les compteurs. Vos copieurs sont maintenus au même niveau de sécurité que le reste du parc. Nous paramétrons enfin les flux de numérisation vers Exchange, SharePoint et OneDrive, pour qu'un document scanné arrive là où vos équipes le cherchent.
Location, maintenance et boutique
Avant tout changement, notre audit gratuit du parc d'impression repère les appareils non sécurisés ou obsolètes et les coûts cachés. Nous louons nos copieurs en direct, sans société de financement, pour une durée de deux à cinq ans, et leur maintenance se facture au coût par page ou au forfait. Avant la restitution d'un appareil, nous proposons l'effacement de son disque, en prestation. Pour un petit bureau ou un parc à compléter, notre boutique en ligne propose des appareils d'impression et de numérisation et leurs consommables.
Un copieur Ricoh configuré et suivi
Location en direct de deux à cinq ans, maintenance au coût par page ou au forfait.
Voyez notre offre de copieurs Ricoh.
Questions fréquentes : Gestion des impressions en entreprise
Qu'est-ce que la gestion des impressions ?
La gestion des impressions est le pilotage des appareils qui impriment, copient et numérisent, avec leurs consommables, leurs compteurs, leur maintenance et leurs réglages. Confiée à un prestataire dans le cadre d'un contrat, elle devient un service d'impression géré.
Comment réduire les coûts d'impression en entreprise ?
On commence par les réglages par défaut : recto verso et mode brouillon selon le guide interministériel du numérique responsable, noir et blanc selon l'ADEME. On mutualise ensuite les imprimantes et l'on ne libère les documents qu'après identification de leur auteur, ce qui évite les pages jamais récupérées.
Qu'est-ce que l'impression sécurisée par badge ?
Avec l'impression sécurisée, le document envoyé reste en attente jusqu'à ce que son auteur s'identifie devant l'appareil, par badge ou par code. Le relevé que produit ce système est une donnée personnelle : les salariés doivent en être informés avant sa mise en place.
Que doit contenir une politique d'impression ?
Une politique d'impression désigne un responsable du parc et fixe les réglages par défaut, les règles pour la couleur, l'impression par badge ou code et le sort des imprimantes individuelles. Elle traite aussi la numérisation, la sécurité des appareils et leur fin de vie.