Construire le plan de maintenance de son parc informatique
Un plan de maintenance informatique fixe, pour chaque élément du parc, ce qu'il faut vérifier, à quel rythme et qui s'en charge. Il transforme une maintenance faite au gré des pannes en un entretien régulier, prévu à l'avance et vérifiable. Pour une PME, il tient en quelques pages : un inventaire, une liste de tâches avec leur fréquence, un responsable pour chacune et la trace de ce qui a été fait.
À quoi sert un plan de maintenance
Sortir du dépannage au coup par coup
Dans beaucoup de petites structures, la maintenance se résume à appeler quelqu'un quand quelque chose ne marche plus. Le reste du temps, personne ne vérifie que les sauvegardes tournent, que les postes reçoivent leurs mises à jour ou que la garantie du serveur court encore. Les problèmes s'accumulent alors sans bruit, jusqu'au matin où plusieurs se déclarent en même temps : le serveur refuse de démarrer, la dernière sauvegarde valable date de six semaines et le contrat de garantie a expiré l'été précédent. Un plan de maintenance inverse cette logique, en programmant les vérifications au lieu d'attendre les symptômes. Il répond aussi à une question que se pose tout dirigeant, celle de savoir si son informatique est réellement entretenue.
Prévoir aussi les pannes
Le plan porte surtout sur la maintenance préventive, celle qui évite les pannes, mais il prévoit aussi la façon de traiter celles qui surviennent malgré tout : à qui s'adresser, avec quels accès, dans quel ordre. La différence entre les deux est détaillée dans le guide sur la maintenance préventive et curative. Le jour où le serveur tombe, savoir qui appeler, où trouver les accès d'administration et quelle sauvegarde restaurer fait gagner un temps précieux. Ces quelques lignes, écrites à froid, évitent de les chercher dans l'urgence.
Partir de l'inventaire du parc
Recenser tout ce qui doit être entretenu
On ne maintient pas ce que l'on ne connaît pas. Le plan commence donc par un inventaire complet : postes fixes et portables, serveurs, équipements réseau, imprimantes et copieurs, logiciels et licences, avec pour chacun son utilisateur, son âge et la date de fin de sa garantie. Ce recensement réserve souvent des surprises, comme un ancien poste toujours branché dans un bureau vide ou une box internet que personne n'a jamais mise à jour. Si l'inventaire n'existe pas encore, un audit de parc informatique permet de l'établir et de repérer en même temps ce qui demande une action immédiate. Une fois l'inventaire établi, une gestion de parc informatique suivie le tient à jour, au lieu de le laisser se périmer en quelques mois.
Classer selon l'importance
Tous les équipements n'ont pas le même poids. Le serveur de fichiers, le pare-feu ou le poste qui fait tourner la paie bloquent toute l'activité s'ils tombent, alors qu'un poste de prêt ou un vieil écran ne gênent personne. Classer le parc en deux ou trois niveaux d'importance permet de fixer des fréquences différentes et de concentrer l'effort là où il compte. Ce classement servira aussi, le jour d'un incident grave, à décider de l'ordre dans lequel on remet les machines en route.
Les tâches et leur fréquence
Chaque jour et chaque semaine
Certaines tâches demandent un regard quotidien, ou du moins une alerte automatique : le résultat des sauvegardes de la nuit, l'état de la protection antivirus, l'espace disque des serveurs. Un outil de supervision fait ce travail en continu et ne signale que ce qui sort de l'ordinaire, ce qui évite d'ouvrir chaque console à la main. Chaque semaine, on peut contrôler que les mises à jour se sont bien installées et que les alertes de la période ont toutes été traitées. Ce contrôle simple suffit à éviter de mauvaises surprises, comme une sauvegarde qui échoue depuis trois semaines parce que le mot de passe du compte qu'elle utilise a été changé.
Chaque mois et chaque année
Les correctifs de sécurité de Windows arrivent chaque mois : on les déploie d'abord sur quelques postes de test, puis sur le reste du parc une fois vérifié qu'ils ne perturbent pas le logiciel métier. Le micrologiciel des pare-feu, des commutateurs et des bornes Wi-Fi se met à jour moins souvent, mais il ne doit pas être oublié, comme l'explique le guide sur la maintenance du réseau informatique. La restauration d'une sauvegarde se teste à intervalles réguliers, fixés selon l'importance des données : restaurer un fichier isolé est rapide, restaurer un serveur entier demande plus de préparation, mais c'est ce test-là qui dit si l'on saurait repartir. Une fois par an, on revoit les comptes et les droits d'accès, on relit les dates de fin de garantie et on prépare les renouvellements de l'année suivante.
Qui s'en charge, et comment on le suit
Un responsable pour chaque tâche
Un plan sans responsable reste un document dans un tiroir. Chaque tâche doit avoir un nom en face : un salarié référent pour les gestes simples, comme remplacer une cartouche ou signaler une alerte, le prestataire pour la supervision, les mises à jour et les tests de restauration. Dans une PME de vingt personnes, confier la maintenance technique à un collaborateur dont ce n'est pas le métier revient souvent à la laisser de côté dès que l'activité s'accélère. Le partage doit être écrit, pour que chacun sache ce qui lui revient.
Garder la trace de ce qui est fait
Le suivi distingue un plan appliqué d'un plan affiché. Un journal, même simple, note pour chaque vérification la date, le résultat et l'action menée : sauvegarde contrôlée, mise à jour appliquée, disque remplacé. Lorsque la maintenance est confiée à un prestataire, ce journal prend la forme d'un rapport régulier, qui montre ce qui a été fait et ce qui reste à prévoir. Il sert aussi de preuve : le jour où il faut montrer, après un sinistre par exemple, que le parc était entretenu, quelques lignes datées valent mieux qu'une reconstitution de mémoire.
Faire vivre le plan dans le temps
Un document qui suit le parc
Un plan de maintenance vieillit aussi vite que le parc qu'il décrit. Chaque arrivée ou départ de collaborateur, chaque nouvel équipement, chaque logiciel abandonné doit s'y retrouver, sans quoi il cesse de correspondre à la réalité. Une relecture annuelle, au moment de préparer le budget, permet de revoir les fréquences, de retirer ce qui n'a plus lieu d'être et d'ajouter ce que l'année a fait apparaître. Les incidents eux-mêmes sont une source précieuse : si le copieur du service commercial tombe en panne tous les deux mois, c'est qu'une vérification manque au plan, ou que le moment de le remplacer est venu.
Ce que nous prenons en charge
Chez KERIONIS, ce plan s'applique dans le cadre de notre gestion de parc : inventaire tenu à jour, suivi des postes et des licences, plan de renouvellement, et documentation consultable sur notre portail de support puis remise en fin de contrat. Dès le Pack Sécurité, la supervision continue des postes, des serveurs et du réseau par RG System prend en charge la surveillance quotidienne ; lorsque la sauvegarde fait partie du contrat, nous en testons régulièrement la restauration. Le rapport mensuel tient lieu de journal : il fait le point sur ce qui a évolué dans le parc et sur ce qu'il faudra anticiper. Le matériel à renouveler, que nous choisissons notamment chez Dell et Terra, peut être acheté ou financé en leasing.
Confier le suivi de votre parc
Notre gestion de parc applique ce plan au quotidien, de l'inventaire aux renouvellements.
Voyez ce qu'elle comprend, du suivi des licences au rapport mensuel.
Questions fréquentes : Plan de maintenance informatique
Qu'est-ce qu'un plan de maintenance informatique ?
C'est un document qui fixe, pour chaque élément du parc, les vérifications à faire, leur fréquence et la personne qui s'en charge. Il s'appuie sur un inventaire à jour et s'accompagne d'un suivi de ce qui a été fait.
Quelles tâches inclure dans un plan de maintenance ?
Le contrôle des sauvegardes et le test de leur restauration, l'application des mises à jour des systèmes, des logiciels et des équipements réseau, le suivi de la protection antivirus, la surveillance de l'espace disque, la revue des comptes et des droits d'accès, et le renouvellement planifié du matériel.
À quelle fréquence faire la maintenance d'un parc informatique ?
Certaines vérifications sont quotidiennes, comme le résultat des sauvegardes, et se confient de préférence à un outil de supervision. Les mises à jour se planifient chaque mois, les tests de restauration à intervalles réguliers, la revue des comptes et le plan de renouvellement une fois par an.