Infogérance d'une mairie ou d'une petite collectivité
L'infogérance d'une mairie consiste à confier à un prestataire le suivi de son informatique : postes des agents, logiciels métier, messagerie, sauvegardes et sécurité. Pour une petite commune, qui n'a souvent ni service informatique ni agent dédié, c'est le moyen de ne plus dépendre de la bonne volonté d'un élu ou d'un agent débrouillard. Le contrat doit pourtant tenir compte de ce qui distingue une collectivité d'une entreprise : des données d'administrés, un service public qui ne s'interrompt pas et des règles d'achat qui lui sont propres.
Ce qui rend l'informatique d'une mairie particulière
Des élus, des agents et des logiciels métier
Une mairie de quelques milliers d'habitants fait tourner, sur une poignée de postes, des logiciels que l'on ne trouve dans aucune entreprise : état civil, élections, comptabilité publique, paie des agents, urbanisme, parfois la gestion de la cantine ou du périscolaire. Chacun a son éditeur, ses mises à jour imposées par l'évolution des textes et ses échanges dématérialisés avec la trésorerie, la préfecture ou l'Insee. Aux agents s'ajoutent les élus, dont une partie change à chaque élection, qui consultent leurs courriels sur leur téléphone et ont parfois besoin d'accéder aux dossiers depuis chez eux. L'informatique doit suivre ces allées et venues, sans que le compte d'un ancien adjoint reste ouvert des années après son départ.
Des données qui engagent la commune
Une mairie détient des informations que ses administrés ne lui ont pas confiées par choix : actes de naissance et de décès, listes électorales, dossiers d'urbanisme, demandes d'aide traitées par le CCAS. Leur perte ou leur fuite engage la responsabilité de la commune : il faut parfois notifier la CNIL, prévenir les personnes concernées, puis regagner la confiance des habitants. Le RGPD oblige les collectivités à désigner un délégué à la protection des données, que plusieurs collectivités peuvent mutualiser, par exemple par l'intermédiaire d'un centre de gestion ou d'une intercommunalité. La cybersécurité des collectivités commence donc par savoir où se trouvent ces données et qui peut y accéder.
Ce que doit couvrir l'infogérance d'une mairie
Le socle : postes, messagerie, sauvegardes
Comme dans toute infogérance, le socle comprend le suivi des postes et des serveurs, les mises à jour, la protection contre les logiciels malveillants, la messagerie et l'assistance aux utilisateurs. Dans une commune, ce socle doit aussi couvrir les postes installés hors de la mairie elle-même : à l'école, à la médiathèque, aux services techniques ou à l'agence postale communale. La sauvegarde mérite une attention particulière, car c'est elle qui permet de repartir après une panne de serveur ou une attaque ; une copie restée dans le même local que le serveur ne protège ni d'un vol, ni d'un incendie, ni d'un rançongiciel. Un plan de sauvegarde informatique écrit, avec des copies hors de la mairie et des restaurations testées, fait partie de ce qu'un contrat sérieux doit prévoir.
Le lien avec les éditeurs de logiciels
Les logiciels métier sont souvent le point de friction. L'éditeur assure la maintenance de son application, mais il renvoie volontiers vers « le prestataire informatique » dès que le problème touche le poste, le réseau ou une imprimante. Sans personne pour faire le lien, c'est un agent qui passe sa matinée au téléphone entre les deux, pendant que le guichet attend. Un bon contrat d'infogérance précise que le prestataire prend ces échanges à sa charge : il installe les mises à jour en accord avec l'éditeur, vérifie les prérequis techniques et ouvre lui-même la demande quand l'anomalie vient du logiciel.
Sécurité et continuité du service public
Quand la mairie ne peut plus travailler
Une entreprise à l'arrêt perd du chiffre d'affaires ; une mairie à l'arrêt ne peut plus enregistrer une naissance, délivrer un acte, payer ses agents ou instruire un permis de construire. Les collectivités sont régulièrement visées par des rançongiciels, et les plus petites sont souvent les moins protégées, faute de moyens et de quelqu'un pour y penser. La continuité passe d'abord par des mesures simples : la double authentification sur la messagerie et les accès à distance, des comptes administrateurs réservés à ceux qui en ont besoin, des postes à jour et une protection suivie. Elle repose ensuite sur la capacité à repartir, c'est-à-dire sur des sauvegardes externalisées et une procédure qui dit quoi restaurer en premier.
Préparer la réponse à un incident
Le jour où un écran affiche une demande de rançon, il est trop tard pour chercher le numéro du prestataire ou se demander qui prévient la préfecture. La mairie gagne à disposer d'une fiche courte, connue du maire, du secrétariat et du prestataire : qui débranche les postes du réseau sans les éteindre, qui appelle qui, où se trouvent les sauvegardes. Le site Cybermalveillance.gouv.fr oriente les collectivités victimes vers des prestataires référencés, et toute violation de données personnelles présentant un risque pour les personnes doit être notifiée à la CNIL dans les soixante-douze heures. Prévue à l'avance, cette organisation transforme une crise désordonnée en une suite d'étapes connues.
Commande publique, budget et durée du contrat
Respecter la commande publique
Une commune ne choisit pas son prestataire informatique comme une entreprise privée. En dessous d'un seuil fixé par le code de la commande publique, elle peut passer le marché sans publicité ni mise en concurrence préalables, à condition de choisir une offre pertinente, de faire une bonne utilisation des deniers publics et de ne pas contracter systématiquement avec le même prestataire. Au-delà, la commune doit organiser une mise en concurrence : une procédure adaptée, dont elle fixe elle-même les modalités, puis un appel d'offres pour les montants les plus élevés. Dans tous les cas, le devis ou l'offre gagne à détailler le périmètre ligne par ligne, pour que les élus comme le comptable public sachent ce qui est acheté.
Un budget annuel, un contrat lisible
Le budget d'une collectivité se vote chaque année, et l'informatique doit y trouver sa place sans mauvaise surprise. Un prix construit sur le parc réel, avec un périmètre écrit, permet d'inscrire la dépense au bon endroit et de la prévoir d'un exercice à l'autre. Le remplacement des postes de l'école se décide alors au moment du vote du budget, et non au lendemain de la panne qui l'impose. La durée compte aussi : un engagement calé sur le rythme budgétaire, qui ne se renouvelle pas sans décision explicite, laisse la commune libre de remettre en concurrence ou de revoir le périmètre chaque année. Le contrat d'infogérance doit enfin prévoir la réversibilité, c'est-à-dire la remise de la documentation, des accès et des sauvegardes si la commune change de prestataire.
Notre expérience des collectivités
Avant de créer KERIONIS, notre fondateur, Maxime Vannier, a assuré l'administration et l'ingénierie du système d'information d'une collectivité territoriale en Ille-et-Vilaine : infrastructure, parc, virtualisation, sauvegardes, sécurité, messagerie et continuité de service. Nous savons donc, pour l'avoir vécu de l'intérieur, ce qu'implique au quotidien un service public qui ne peut pas s'arrêter. C'est cette expérience que nous mettons au service des mairies et des intercommunalités de Bretagne et de Loire-Atlantique.
Nos contrats sont établis sur devis, à partir du parc réel, pour douze mois reconductibles d'un commun accord, sans reconduction tacite, ce qui s'accorde avec un budget voté chaque année. La documentation de votre installation reste consultable sur notre portail de support et vous est remise en fin de contrat. Nous sommes par ailleurs référencés sur Cybermalveillance.gouv.fr. Tout commence par un audit cybersécurité gratuit de 45 minutes, pour voir ce qui est protégé et ce qui ne l'est pas.
Protéger les données de votre commune
Notre page dédiée détaille les risques propres aux mairies, aux CCAS et aux intercommunalités.
Elle présente aussi notre démarche progressive, construite au rythme des budgets publics.
Questions fréquentes : Infogérance d'une mairie
Une petite commune peut-elle externaliser son informatique ?
Oui, et c'est souvent la solution la plus réaliste pour une commune qui n'a pas d'agent informatique. Le prestataire assure le suivi des postes, des sauvegardes, de la messagerie et de la sécurité, tandis que la commune garde la main sur les décisions et la propriété de ses données.
Que doit prévoir le contrat d'infogérance d'une mairie ?
Il doit préciser le périmètre couvert, y compris les postes de l'école ou des services techniques, le lien avec les éditeurs de logiciels métier, la sauvegarde et les délais garantis en cas d'incident. Il doit aussi prévoir la réversibilité, c'est-à-dire la remise de la documentation, des accès et des sauvegardes si la commune change de prestataire.
Comment protéger les données des administrés ?
En limitant les accès aux seules personnes qui en ont besoin, en activant la double authentification, en tenant les postes à jour et en conservant des sauvegardes externalisées dont la restauration est testée. Le délégué à la protection des données de la commune veille de son côté au respect du RGPD.